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事務所・オフィスの移転で悩んだら、まずはこれを読もう!必要な手続きと流れについて| オフィス探しDXサービスcocosy

事務所・オフィスの移転で悩んだら、まずはこれを読もう!必要な手続きと流れについて| オフィス探しDXサービスcocosy

事務所・オフィスの移転を決定する際、多くの手続きと流れを伴いますが、計画的に進めることで、円滑な移転を実現できます。事務所移転は大変ですが、しっかりと下調べをすることが理想の事務所に巡り合えるコツです。おすすめのエリア情報や相場、スケジュールを組むまでの流れをご紹介します。

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どんな時に事務所移転を考える?

会社の規模が大きくなった時や従業員の数が増えると、今の事務所やオフィスでは狭くなることもあるでしょう。また、心機一転、拠点を移すこともあります。事務所移転は、企業にとって新たなステップアップ、スタートアップになります。効率的に進めていく必要があります。そもそも、どんな時に事務所移転を考えるのでしょうか?

会社の生産性をあげる

仕事の効率化が求められる時代です。在宅・テレワークを導入している会社も増えていますが、出勤自体をまったくなくそうというわけではありません。出勤した時に、居心地が良い場所であるかも必要です。従業員が気持ちよい環境で働くことは企業の売り上げ向上になります。

業務拡大

会社の売り上げが上がると、人員も増えます。現在の事務所では狭く感じることもあるでしょう。また。利便性も考え、駅から近い立地を求められることもあります。交通の便が良い場所は、求人サイトに掲載した時も申し込みが入りやすく、良い人材の確保にもつながります。

業務縮小

売り上げが下がった、賃料を抑えたい、会社の経営を見直したい、業務を縮小することは悪いことばかりではありません。移転をすることでコストを抑え、従業員に還元できます。事務所は狭くなりますが駅から近いところが見つかる場合もあります。

企業のイメージアップ

見た目がオシャレな事務所は、それだけでイメージ戦略です。事務所は会社の顔です。ホームページに掲載すると大きな信頼感を得ることができます。

賃貸借契約が終了

賃貸借契約が終了、ビルの老朽化により解体もあります。これらの場合、前もって期限がわかるのですぐにということはありませんが、新しい事務所探しは半年から一年かかることもあるので、下調べは早めの方が良いでしょう。

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事務所の相場はどれくらい?

東京都内の事務所の賃料相場は、エリアや物件の条件によって大きく異なります。以下は、2023年時点での一般的な相場の目安です。1坪は約3.3㎡です。一人当たり、3坪は必要とされていますので3坪×従業員数以上の坪数が必要です。

中央区・港区

銀座や六本木と名前だけで高級地とわかるエリアです。ビジネスの中心地であり、賃料は高めです。1坪あたりの賃料は、約2~4万円程度が一般的です。

新宿区・渋谷区

若者からも人気があり、賃料は高めですが、中央区・港区よりはやや安い傾向があります。1坪あたりの賃料は、約1.5~3万円程度です。

文京区・台東区

比較的リーズナブルで、1坪あたりの賃料は約1~2万円程度が一般的です。

足立区・葛飾区

都心から離れるため、賃料はさらに安く、1坪あたりの賃料は約0.5~1.5万円程度です。

その他のエリア

例えば、江東区や品川区なども、エリアによって賃料が異なりますが、一般的には1坪あたり1~2万円程度の範囲が多いです。

なお、これらの相場は市場の動向や経済状況によって変動するため、具体的な物件を検討する際には最新の情報を確認することが重要です。また、賃料以外にも管理費や共益費も結構かかります。契約条件やビルによって異なりますのでしっかり確認する必要があります。

cocosyに追加された新機能「相場情報」を使うと、予算にあった物件を見ることができます。また、路線で絞ることもできるので、細かく希望エリアを選択し、より詳しい相場情報がわかります。

今人気のエリアは?cocosyおすすめの事務所移転候補地3選

第1位 千代田区/東京駅

千代田区の東京駅エリアは、日本の中心としてビジネスの中枢を担っています。ここには大企業の本社が集まり、金融機関や商社も多く見られます。丸の内や大手町が東京駅周辺にあり、高級レストランやショッピング施設も充実。アクセスの便利さと高級感が相まって、国内外の多くのビジネスパーソンにとって理想的なエリアです。また、新幹線や複数の鉄道路線が交差し、出張や通勤が非常にスムーズです。さらに、丸の内仲通りの再開発により、ビジネス環境は日々進化しています。

第2位 新宿区/新宿駅

新宿区の新宿駅周辺は、東京都心の中でも特に交通の便が優れています。新宿駅は日本一の利用者数を誇り、多くの路線が交差するため、どこへ行くにもアクセスが便利です。ビジネス街としても、多様な企業が集まり、特にIT企業やエンターテインメント関連の企業が多く見られます。ショッピングモールやレストラン、ホテルなども豊富で、仕事終わりのリフレッシュにも最適。また、新しいオフィスビルや商業施設が次々と立ち上がり、常に進化しているエリアです。

第3位 渋谷区/渋谷駅

渋谷区の渋谷駅周辺は、若者文化とビジネスが融合するエリアとして注目されています。再開発が進み、先進的なオフィスビルや商業施設が続々とオープンしています。IT企業やスタートアップ企業が多く集まり、特にクリエイティブな職種に人気です。渋谷駅は複数の路線が交差しており、交通の便も非常に良好。さらに、若者向けのカフェやレストランも豊富で、ビジネスパーソンにとって働きやすい環境が整っています。これらの要素が相まって、渋谷は新しいビジネスの拠点として高い評価を受けています。

※cocosyサイト引用

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 事務所移転に必要な準備!スケジュール・コストシミュレーション・適正面積

事務所移転までのスケジュール

オフィス移転はおよそ6か月かかると言われています。今の事務所の不用品を整理する作業も仕事をしながら行うことになります。ゆとりを持って計画しましょう。

6か月前 移転計画・準備

  • 事務所移転の目的、どのくらいの広さが必要か明確にする。
  • だいたいの移転スケジュールを作成する。
  • 予算を設定する。
  • 大事!管理会社に事務所の解約を伝える。(契約時の条件を確認しましょう)

5か月前 物件を選ぶ 

  •  新しいオフィスの候補地をリサーチする。
  • 不動産仲介業者を探す。
  • 内見をして条件に合った物件を決めて、契約を進める。

4か月前 物件を決める 契約締結

  • 新しい事務所の賃貸借契約を締結。
  • 現在の事務所の解約手続きが進んでいるか確認。

3か月前 内装・引っ越し業者の手配

  • 引越し業者、内装業者、ネットや電話環境の設置業者などを決めて手配をする。
  •  オフィスのレイアウトや家具を決める。
  • 今のオフィスの原状回復工事を発注する。
  • 挨拶や案内状を用意する。

2か月前 従業員に事務所移転を伝える

  • 従業員に移転に関する情報を共有する。
  • 新しい事務所の場所、移転の日程を説明。

1か月前 移転準備

  • 現在の事務所の整理・不要物の処分。荷物のパッキング。
  • 新しい事務所の設備やすぐに仕事ができるようにIT環境を整える。
  • 挨拶状や案内状を発送、ホームページの情報を更新する。

移転当日 引越し作業

  • 引越し業者に荷物を運んでもらう。
  • 新しい事務所の環境を作る。

移転後

  • 新しい事務所の業務がスムーズに行えているか確認。
  • 税務署の手続きや、新住所の登記簿謄本を取得するなど大事な手続き。
  • 前事務所の原状回復工事・明け渡し。

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コストシミュレーション

新しい事務所の移転の契約にはいくらかかるか知っておきましょう。
不動産仲介会社に依頼して事務所を探す場合、契約の時には下記のような初期費用がかかります。

費用名費用相場
敷金(保証金)30坪未満→3~6か月分・31~80坪程度→4~10か月分・80坪以上→10~12か月分
礼金賃料の1~2か月分
仲介手数料賃料の1か月分
火災保険料2~5万円(契約面積による)
保証会社委託料賃料+共益費の1か月分
初月賃料等賃料+共益費の1か月分

契約時にかかる初期費用は、オフィスのグレードや面積・エリアによって大きく幅があります。コンパクトなオフィスであれば敷金(保証金)が3か月程度で収まる場合もありますが、大型オフィスや賃料相場の高いエリアの場合は、12か月分以上の預託を求められることも珍しくありません。全ての費用が必ず必要になるというわけではなく、物件ごとの募集条件や交渉次第では、初期費用を下げることも可能です。「cocosy」なら仲介手数料が抑えられ、費用を抑えて事務所移転ができるのでおすすめです。

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適正面積

従業員数に基づく面積

一般的に、1人あたり必要な面積は約5~10㎡(坪数に換算すると約1.5~3坪)とされています。デスクスペース、会議室、休憩スペースなどの共用部分も含まれます。

業種別の目安

  • オフィス系(一般的な事務所) : 1人あたり約6~8㎡(約1.8~2.4坪)
  • クリエイティブ系(デザイン事務所など): 1人あたり約8~12㎡(約2.4~3.6坪)
  •  IT系(エンジニア中心のオフィス) : 1人あたり約6~10㎡(約1.8~3坪)
  • コールセンター : 1人あたり約4~6㎡(約1.2~1.8坪)

その他の要因

  • 会議室や打ち合わせスペースもあった方が良いでしょう。一般的には、会議室は従業員数の10~20%程度の面積を見込むと良いです。
  • 従業員が快適に働くためには、休憩スペースや給湯室も必要です。これらのスペースも面積に含めることを考慮してください。

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事務所探しならcocosy、オーナーと直接やり取りでスピーディー

事務所移転の流れについてご紹介しました。事務所移転の経験がない総務担当者様や個人事業主の方は、やることの多さに驚いたかもしれません。また、事務所移転にはお金がかかることは事実です。

弊社のcocosyは、事務所を所有するオーナーと事務所を探している方が直接マッチングできるサイトを提供しています。コストシミュレーションでお伝えした、事務所移転の初期費用にかかる仲介手数料を抑えることができます。また、直接、オーナーとやりとりをすることで(サイト内のチャット機能を利用)物件情報を詳しく聞くことができますし、スピーディーに進めることができます。登録は無料、一分ほどで完了します。ぜひお試しください。事務所移転のお手伝いはcocosyにお任せください。

FAQ よくある質問 事務所移転について

事務所移転は企業にとって重要なイベントで、多くの計画と注意が求められます。まず、移転の具体的な手続きとして、現オフィスの退去通知を適時に行い、新オフィスとの契約手続きを済ませることが必須です。それから、インフラの整備や通信回線の手配、オフィス家具や設備の運搬・設置も重要な準備です。また、社員への告知も早めに行い、業務に支障が出ないように調整します。最後に、周辺の顧客や取引先への連絡も漏れなく行うことで、円滑な事務所移転が実現します。事務所移転に関するよくある質問は、このような具体的なステップや注意点に焦点を当てて解答することが効果的です。

事務所を移転する際のスケジュール感を教えてください。

事務所移転には、その規模や複雑性に応じて数か月~1年程度の準備期間が必要です。以下に一般的なスケジュール感を示します。

6~12ヵ月前

まず移転の必要性と目的を確認し、適切な移転先の候補地を選びます。さらに、予算設定および必要な調査を行い、スムーズな進行をサポートします。

3~6ヵ月前

新事務所の契約締結とともに内装工事や設備導入計画を立てます。この段階で現事務所の解約手続きを開始することも重要です。

1~3ヵ月前

引っ越し業者の選定とスケジュール調整、社員への周知を行い、必要な許可や届出を確認・取得します。

1ヵ月前

詳細な引っ越し計画を確定し、パッキングを開始します。また、新事務所での最終準備も同時進行で行います。

移転当日

引っ越し作業を実施し、新しいオフィスでの業務開始をスムーズに進めるための準備が必要です。移転後は、新オフィスでの業務体制の整備、必要な調整や最終確認を行います。

事務所移転の際に注意点を教えてください。

事務所移転を成功させるためには、重要な注意点があります。以下にその詳細を示します。

コミュニケーションの確保

まず、コミュニケーションの確保が重要です。社員全員に移転の目的とスケジュールを十分に説明し、不安を取り除くためのフォローアップを行います。予算管理も不可欠です。移転には多くの費用がかかるため、予算オーバーを避けるため細かく管理し、予備費も設定しておきます。

法的手続き

法的手続きを確実に行います。新住所への法人登記変更、自治体への届け出、労働基準監督署への届出など、必要な法的手続きを漏れなく行います。また、セキュリティ対策も欠かせません。新しいオフィスのセキュリティシステムの確認と導入はもちろん、引っ越し中の情報漏えい防止も重要です。社員の個人情報や重要書類は厳重に管理します。

ITインフラ整備

ITインフラ整備を早めに計画し、スムーズな移行を目指します。インターネット回線や電話システム等のインフラ準備をスムーズに進める計画が不可欠です。最後に、社員の心理的サポートにも注力することが重要です。環境の変化に伴うストレスや不安を和らげるために、カウンセリングやサポート体制を整えます。

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