事業拡大や人員増員に伴いオフィスの移転を考えるベンチャー企業にとって、どのようなオフィスを選べばいいのかという疑問は必ずつきまといます。
今後の事業計画やビジョンを実現するためには、オフィスを「ビジネスツール」として考え、さまざまな観点から移転先のオフィスを選ぶことが重要です。
今回はベンチャー企業が新しくオフィスを契約するメリットを確認し、その効果を最大限に実感できるオフィスの選び方を解説します。
オフィスの移転には多くのメリットがあり、自社に合った物件に移転することで、企業を大きく成長させるきっかけになります。
ベンチャー企業が拠点となるオフィスを構えることで、顧客からの信頼を獲得しやすくなるという点が1つ目のメリットです。
社員数人から事業をスタートするケースが多いベンチャー企業は、従業員の自宅を事務所として活用したり、決まったオフィスを構えず、バーチャルオフィス（事業用の住所を貸し出すサービス）のみ契約することもあります。多くの事務所面積を必要としないベンチャー企業にとっては、経費を抑えられるという魅力こそありますが、取引先の視点では企業の実態が掴みにくく、いまひとつ信頼に欠けるイメージを持たれがちです。
オフィスを契約して拠点とすることで、ほかの企業に対して「安定して事業を行っている企業」という印象を与えることが可能。ビジネスのきっかけを逃しにくくなり、さらなる事業拡大を狙えるようになります。
拠点となるオフィスがない状態からスタートしたベンチャー企業にとって、自分たちだけのオフィスを契約すること自体が、モチベーションアップにつながることも少なくありません。
また、ターミナル駅からアクセスのいいエリアや、ビジネスの中心地にオフィスを構えることにより、従業員の通勤の利便性が飛躍的に向上します。通勤時間を短縮できるだけでなく、勤務時間とプライベートを両立できるようになるため、従業員の業務に対するモチベーションと作業効率のアップに繋がるのです。
オフィスの移転先として、通常の賃貸オフィスの他にも、レンタルオフィスやシェアオフィスといった種類があります。それぞれのメリットとデメリットを知り、自社に合った移転先を決めましょう。
ビルの中の一室を借り、自社専用の業務スペースとして活用するのが賃貸オフィスです。
他のオフィス形態と大きく異なるのは、オフィス内を自由にアレンジできるという点にあります。
自社のイメージや社員のワークスタイルに合わせて、レイアウトを考えたり最新の設備を導入したりと、これからの事業拡大を見据えたデザインができる楽しみがあるのが大きな魅力。また、ベンチャー企業がオフィスを構えることで、取引先の企業に対し、自社の将来性やビジネスへの熱意を印象付けることもできます。
ただし、賃貸オフィスを借りる際には初期費用が多くかかります。契約時の初期費用のほか、オフィス家具やOA機を購入したり、内装工事のための費用も発生するということは押さえておきましょう。
レンタルオフィスは、オフィスの中にデスク・チェア・ワゴン・キャビネットといった什器が備わった状態で借りられるオフィスのこと。最初からインターネット回線も引かれており、賃貸オフィス入居時に必要な什器備品の購入や、ネット回線の工事が不要です。
レンタルオフィスでは同じフロアの中に複数の企業が入居しており、共用部の備品や施設を共同で使用します。コピー機やドリンクコーナーのほか、会議室やミーティングラウンジなども用意されており、必要な時に必要な分だけ利用可能。普段はほとんど事務作業しかしないものの、月に数回だけ来客がある、ごくたまに印刷する書類がある、といった場合に便利です。
契約面積あたりの賃料は賃貸オフィスよりも高くなりますが、保証金などの初期費用やその他のランニングコストを抑えられるため、ベンチャー企業だけでなく個人事業主にも人気です。
シェアオフィスは、1つのオフィススペースを複数の企業で共有するタイプのオフィス形態です。フリーアドレス制のオープンスペースになっているシェアオフィスが一般的ですが、共有スペースと個室タイプの両方が用意されている場合もあります。
シェアオフィスのメリットは、なんといってもコストの低さ。シェアオフィスが多くある都心の一等地のオフィスを、ひと月あたり1～3万円程度で利用できます。利用料には通信費・光熱費も含まれており、もちろん什器備品も整った状態ですぐにビジネスをスタートできる手軽さが魅力と言えます。
ただし、オープンスペースということは、他の企業に自社の情報を知られてしまう機会が多いということです。パソコン画面や印刷物、電話・ミーティングの内容から大事な情報が漏れてしまうリスクが付きまとうため、情報の取り扱いには細心の注意が必要になります。
ただやみくもに予算や面積といった条件を見比べるだけでは、ベンチャー企業がオフィスを構えることによるメリットを感じにくくなってしまいます。移転先のオフィスを探す際には、「採用効果」「企業イメージ」「今後の事業計画」の3つの視点を持つことが重要です。
ベンチャー企業がオフィスの移転を検討する場合、その先の人材確保のことも考慮しておく必要があります。
求職者が転職先を探すとき、企業の事業内容や事業内容・給与などの待遇以外にも、オフィスの立地を重視して検討する場合がほとんどです。ビジネスが盛んにおこなわれているエリアにオフィスがあれば、その先の事業拡大や企業としての成長をイメージしやすく、優秀な人材が集まりやすい傾向にあります。
また、ワークライフバランスを重要視する人が増えてきた近年においては、オフィス周辺の環境にも着目することをおすすめします。
飲食店やショッピングができるエリアが近かったり、ターミナル駅へのアクセスがいい場所にあるオフィスであれば、昼食時や業務終了後の自分だけの時間を充実させることが可能。
仕事とプライベートにメリハリを持たせられる環境は、「社員を大切にしている」というイメージに繋がるため、求職者の目に留まりやすくなるでしょう。
事業拡大を見据えてオフィス移転をするベンチャー企業にとって、企業イメージのアップにつながるオフィスで業務を行うというのも重要なポイントです。
時代を先駆けたイメージのエリアや物件にオフィスを構えることで、他社に対して「勢いのある企業」ということをアピールできます。
最近ではオフィスの内装にこだわる企業も増えてきており、コーポレートカラーを主軸に色彩にこだわったオフィスや、社員の働きやすさを重視したゆったりとしたラウンジを取り入れる企業も。デザインオフィスを契約するほか、入居に合わせてデザイン・レイアウトすることで、自社のイメージに合わせたオフィスを構築するケースもあります。
物件自体のイメージはもちろん、手を加える場合は「どこまで工事可能か」を事前にチェックしておくことも忘れないようにしましょう。
事業拡大や社員の増員の可能性があるベンチャー企業の場合、オフィスを契約する際には、今後の事業計画に適したオフィスを選ぶことが重要です。
契約時の社員数で十分なスペースだと思っても、事業拡大により社員数が増え、すぐにスペースが足りなくなってしまうかもしれません。人数が増えるごとに移転していては手間がかかるうえ、余計な費用も発生します。
短期的ではなく中長期的な事業計画をふまえて、「数年後にどれくらいの規模にしたいか」ということをベースにオフィスを選ぶことが重要です。
どのような条件の物件に移転するかだけでなく、いかにトータルの費用を抑えるかも、ベンチャー企業がオフィス探しをする際の重要なポイントです。納得のいくオフィス移転を実現するためには、「希望条件に優先順位をつける」こと、そして「仲介手数料のかからないサービスを利用する」という2点を押さえておきましょう。
立地や賃料、面積や設備など、オフィスを選ぶ際にこだわりたくなるポイントは非常に多くあります。しかし、すべての希望条件を満たした物件を探し出すことは非常に難しく、固執しすぎるといつまで経っても移転先が見つかりません。
オフィス選びをする際には、絶対に譲れない条件から優先順位をつけることで、スムーズに物件選びが進みます。オフィス移転で何を実現したいのか、事業展開をした数年後に求められるのはどのようなオフィス環境なのかをイメージしながら、物件に求める条件をまとめておきましょう。
オフィス移転には多くの費用が必要になるため、何にどれくらいの予算を確保しておくべきなのかを、事前に確認しておきましょう。
賃貸オフィスを契約する場合は、一般的には下記のような費用がかかります。
・保証金（敷金）
・礼金
・契約開始月分の賃料と共益費
・火災保険料
・家賃保証会社の保証委託料
・仲介手数料
さらに新しいオフィスで使用する什器備品を購入するための費用、インターネット回線・内装工事費用、他のオフィスからの移転の場合は引越し費用などが発生するため、当初想像していたよりも支出が多くなってしまう可能性もあるのです。
特にオフィス契約時の費用は、物件によって保証金や礼金の金額が異なるため、内見の際に必ず確認するようにしましょう。
また、新しいオフィスを探す場合、不動産会社に仲介を依頼するのが一般的ですが、不動産会社が間に入ることで「仲介手数料」が発生します。仲介手数料の相場は賃料の1ヶ月分。初期費用をできるだけ抑えたいベンチャー企業にとっては、痛い出費に感じられる場合もあるでしょう。
その場合は、不動産会社を通さずにオフィス探しができる【cocosy】を利用するのがおすすめ。オフィスのオーナーに直接問い合わせることができ、契約条件の交渉もチャットでできるため、仲介手数料の負担なくオフィスを契約できるというメリットがあります。
ベンチャー企業がオフィスを借りる際には、設立からの年数が浅いという理由から、入居審査が厳しくなる傾向にあります。【cocosy】でオーナーに直接交渉することで、設立から間もないベンチャー企業であっても、希望に合ったオフィスを契約できる可能性が高まるのです。
新しいオフィスを探す際には、ただやみくもに物件を見比べて内見するだけでは、自社に合った職場環境を実現できません。
どのような目的でオフィスを構えたい・移転したいのか、その目的を達成するためにはどのような条件の物件を探すべきなのかを明確にし、優先順位を付けたうえで物件探しを開始しましょう。
【cocosy】に掲載されているオフィスは、すべてオーナーと直接交渉・直接契約が可能な物件です。積極的に活用し、コストを抑えつつスムーズにオフィス探しを進めましょう。
